SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DOCUMENTAL PARA EL ARCHIVO DEL "CENTRO DE LAS ARTES SAN LUIS POTOSÍ CENTENARIO" (DOCUMENTARY AUTOMATION SYSTEM FOR THE ARCHIVE OF THE "CENTRO DE LAS ARTES SAN LUIS POTOSÍ CENTENARIO")

Resumen

Resumen

El presente trabajo describe la metodología teórica y técnica seguida para lograr la automatización documental del “Archivo de Concentración del Centro de las Artes San Luis Potosí Centenario”. Se realizó un análisis de los instrumentos de control archivístico, de los flujos de información involucrados en los procesos de integración y descripción de expedientes, así como de la normativa vigente a nivel estatal y federal en materia de archivos. Esto sirvió como base para modelar una estructura de datos, de acuerdo al modelo relacional, que permitiera el diseño e implementación de un sistema de información mediante la manipulación de los metadatos de los expedientes que conforman el archivo de la institución en cuestión. Para la implementación del sistema y automatización de los flujos de información se utilizó Microsoft Access. El sistema desarrollado se encuentra actualmente en funcionamiento y da cumplimiento a las disposiciones expuestas en el marco normativo para archivos del Estado de San Luis Potosí, además de garantizar que la gestión documental se lleve a cabo de manera homogénea y con mayor calidad, proporcionando una interpretación lógica e intuitiva del uso de los instrumentos de control archivístico.

Palabra(s) Clave: Archivos, Estructuras de datos, Gestión documental, Instituciones públicas.

Abstract

This document describes the theoretical and technical methodology used to automate documental process of the “Archivo de Concentración del Centro de las Artes San Luis Potosí Centenario”. An exhaustive analysis was performed over the archive control instruments, information flows involved in the process of integration and description of expedients, also the federal an regional regulations in archives matter were analyzed. As a result of the analysis, a relational data model was proposed, in order to be implemented in an information system to control the archives documents metadata of the mentioned institution. For the system implementation and automation of information flows, Microsoft Access was employed as a database management system and to develop graphical user interfaces. The system is actually working at the institution and satisfies the requirements established for regional laws in San Luis Potosí. In addition, the system ensures that document management is carried out in a homogeneous way, with higher quality and it provides a logical and intuitive interpretation of the use of archival control instruments.

Keywords: Archives, Data structures, Document management, Public institutions.